保存責任または資料の移転
シェアードプリントの維持は、長期にわたることを前提としていますが、保存責任や資料の移転を必要とする状況が発生する場合もあります。保存責任を保持するための合理的かつ可能なすべての努力がなされたと仮定して、これらの取り組みは、シェアードプリントプログラム内の加盟館との間や別のシェアードプリントプログラムとの間の両方における保存責任または資料の譲渡に対処するものです。この移転は、個々の図書館によって行われることもあれば、プログラム自体によって指示されることもあります。
プログラム内およびパートナーシップ全体を通して一定の数の保存責任を維持するために、以下の取り組みが推奨されます。
Good
- 組織のガイドラインに従いタイトルが除籍されることが決定した場合、除籍*の前に保存責任の移転を要請する。
- タイトルを構成する物理的な図書と保存責任の両方を、他の加盟館に移転する。
- 移転される保存責任を引き受ける意思のある、または引き受けることのできる加盟館がない場合、他のプログラムに保存責任を移転するよう努力する。
- 移転が加盟館のシェアードプリントプログラムからの脱退によるものである場合、シェアードプリントプログラムからの脱退のためのベストプラクティスに従う。
- シェアードプリントプログラムは、他の加盟館に移転する必要がある保存責任の分配を調整する。
Better
Goodの基準をすべて満たし、さらに以下のことを行う：
- 加盟館同士で保存責任を移転する場合、各館の対応する書誌記述を比較することで、両方のコレクションにまたがるタイトルの重複を考慮する。
- 義務ではないが、プログラム内の他の加盟館から保存責任の移転を受け入れるよう求められた場合、要請を受け入れることを奨励する。
Best
Goodのすべての基準とBetterの最初の基準を満たし、さらに以下のことを行う：
- 他の加盟館から保存責任の移転を求められた場合、それを受け入れるよう求める。
- 移転に関係するすべての図書館は、現在のベストプラクティスに従って、ローカルデータ、OCLC、およびその他の保存責任に関わる記録を更新する。
- あるタイトルの十分な部数が加盟プログラム内で保持されている場合、図書館はそのタイトルが他で求められているか、必要とされているかを確認するために、他のプログラムに連絡する。
- 保存責任を移転しなければならない場合、現物資料を譲渡する前に、代替となるデジタル資料を作成するか、またはそのデジタル資料へのアクセスを確認するよう、加盟館を支援する。
保存責任の移転におけるメタデータに関する注意事項
561フィールドは、所蔵の所有権と保管履歴を示すために使用できます。例えば、所蔵が他の図書館に移転された場合や、保持が他のプログラムに吸収された場合、このフィールドはその行為を記録するために使用することができます。
所蔵が移転された例（CLUからVJAに所蔵を移転したことを示す場合）：
561 1 $a CLU $5 VJA
保持が他プログラムに吸収された例：
561 $a In 2020 TRLN disassembled its retention programs in favor of an MOU that states the intention to be governed by the larger-scale programs.（2020年TRLNはその保持プログラムを解体し、より大規模なプログラムによって管理されることを表明したMOUに合意した。）
最終更新：2024年11月
原文：https://sharedprint.org/best-practices/transferring_commitments/