シェアードプリントプログラムからの脱退

注：このベストプラクティスではGood、Better、Best、Aspirationalの分類を使用しています。

加盟館が考慮すべきこと

このベストプラクティスは、現在の保存責任が満了する前に、シェアードプリントプログラムから脱退する必要があると加盟館が判断した場合に適用するものです。加盟館がシェアードプリントプログラムから脱退する場合のベストプラクティスは、プログラムの覚書、方針、資金提供モデル、保存責任の移転および所蔵情報の開示に関する取り組みを考慮することです。プログラムが脱退するにあたっての方針や手続きを定めていない場合、加盟館は集合コレクションの完全性を守るために、この文書に概説されているベストプラクティスに従うことが推奨されます。

各レベルは、それ以前のすべてのレベルを満たしていることを前提とします。

Good

加盟館は、保存責任を移転するための方針および手順がプログラムの覚書に存在しない場合、シェアードプリントプログラムによって作成された文書に定められた、保存責任を移転するためのすべての正式な手順または方針に従う。
加盟館は、適切にメタデータを更新して開示する。

Better

加盟館は、プログラムからの脱退に関する覚書のガイドラインに従う。
加盟館は、保存責任の移転に関する覚書のガイドラインに従う。
プログラムから正式に脱退する加盟館は、覚書に定義されている通り、保存責任のある資料を保持し続けることに同意する。
加盟館は、プログラムの変更、保存責任のある資料に影響を与える方針、および技術的な発展について、常に最新の状態を維持し続ける。
加盟館は、データの更新を維持し、コレクションの変更をシェアードプリントプログラムに通知する。
注：シェアードプリントプログラムから脱退する加盟館は、プログラムの管理体制における役割を放棄する。

Best

加盟館は、当該資料に対して保存責任を持つ図書館の数に関係なく、現物資料の所有権を別のシェアードプリントプログラムの加盟館に譲渡する。
加盟館は、シェアードプリントプログラムから脱退する前に、プログラムに代わって保持し続ける可能性がある保存責任のある資料を確認し、即時または近い将来除籍する可能性があるかどうかを検討する。

最終更新日：2024年9月

※1　ベストプラクティスWGは、シェアードプリントプログラムに留まることの重要性を伝えること、すでにある保存責任を維持することの重要性を伝えることに関するベストプラクティスを将来的に策定する予定であり、これらについてより詳細な情報を提供する予定です。

プログラムが考慮すべきこと

このベストプラクティスは、現在の保存責任の有効期限が切れる前にプログラムから脱退することを決定した加盟館が現れた場合に、シェアードプリントプログラムが考慮すべきことを示しています。シェアードプリントプログラムは、プログラムに参加し続ける必要性、保存責任を維持する必要性について図書館と話し合うことが望ましいですが、図書館が脱退という難しい決断を下す必要がある場合もあることを尊重します ¹。シェアードプリントプログラムからの脱退におけるプログラムのベストプラクティスは、独自の覚書（覚書のベストプラクティスを参照）を制定し、方針、資金調達、保存責任の移転手続き、所蔵情報の開示手順を考慮しておくことです。

各レベルは、それ以前のすべてのレベルを満たしていることを前提とします。

Good

プログラムは、覚書の中に脱退におけるガイドラインを含めていない場合、その方針と手続きを策定する。
プログラムは、脱退する館に対し保存責任の移転を推奨する。
プログラムは、脱退する館が保存責任が割り当てられていた資料を引き続き保存する場合、その図書館を、プログラムの保存責任の方針及び手続きに関連する電子メールリストに登録しておく。

Better

プログラムは、保存責任の移転を推奨するだけでなく、そのためのガイドラインや手続きを提供する。

Best

プログラムは、脱退におけるガイドライン（脱退通知に関するタイムライン、保存責任の移転、メタデータの更新など手続きに関すること）を覚書に組み込む。
プログラムは、保存責任の移転あるいは現物資料の移管が不可能な場合、脱退する館がプログラムに代わって保存責任を保持し、そのような過去の加盟館に対しても引き続きプログラムの方針を遵守することを、覚書に記載する（例：過去の加盟館が以前に結んだ保存責任の約束を撤回したい場合、プログラムを通じて要請を提出するか、プログラム内で自動的に保存責任を再配分／移管するパートナーを探すことを推奨する）。
プログラムは、保存責任の移転を要求し、そのためのガイドラインと手順を提供する。
プログラムは、脱退を検討している加盟館と協力し、可能な限り集合コレクションの分析データを提供する。

Aspirational

プログラムは、会費の上昇による脱退を防ぐための準備金をプログラムの予算の中に含める。

最終更新：2024年12月

原文：https://sharedprint.org/best-practices/best-practices-for-exiting-a-shared-print-program/

脚注

ベストプラクティス委員会は、シェアードプリントプログラムに留まること、あるいは既に交わされた保存責任を維持することの重要性を伝えることに関して、将来的にベストプラクティスを開発することを計画しています。この新しいベストプラクティスでは、より詳細な情報を提供する予定です。↩︎