複製資料を保存する場合
注：このベストプラクティスではGood、Better、Best、Aspirationalの分類を使用しています。
シェアードプリントは多くの場合、原本に対する保存責任を確保することに重点を置いていますが、必ずしもそうとは限りません。シェアードプリントの保存責任は、複製資料に対して発生することもあります。これはプログラムが現物確認を必要としない場合や、目録情報が不完全である場合に起こる可能性があります。以下のベストプラクティスは、加盟館が複製資料に対する保存責任を発見した場合に、シェアードプリントプログラムが従うべきgood、better、およびbestのプロセスの概要を示しています。
ベストプラクティス
各レベルは、それ以前のすべてのレベルを満たしていることを前提とします。
Good
- プログラムは、プログラムの方針と取り組みの一環として、加盟館に複製資料を発見したら、報告することを奨励すること。
- プログラムは将来の保存責任のため、内部プロセスを通じて発見された複製資料を追跡するか、加盟館と協力してコレクション内の貸出できる原本（つまり、複製資料ではない）に保存責任を割り当て直すようにすること。
Better
- プログラムは、他の加盟館のコレクションから複製資料に代わるものを確保すること。
- 目録データの誤りにより複製資料に保存責任が割り当てられてしまうことが多いため、プログラムは加盟館に対し、可能な場合は複製資料ではなく原本に保存責任を変更するように求めること。加盟館は、複製資料であることを示すため、原本と複製資料の両方の目録データを更新することも必要である。
Best
- MOUにて、シェアードプリントプログラムへの参加の一環として資料の現物確認を行うことを求め、そこに複製資料の確認も含めること。これを行う手順については、「シェアードプリントプログラムの目録のベストプラクティス」を参照してください。
- プログラムは、他の加盟館のコレクションにある原本と、複製資料の保存責任を定期的に置き換えるためのプロセスを確立すること。
- 冊子体が存在しない場合、プログラムは加盟館にデジタルの代替物の有無を確認し、冊子体からデジタル版への検証に関するベストプラクティスに従って情報を記録するよう求めること。
最終更新：2021年10月
原文：https://sharedprint.org/best-practices/facsimiles/ ※2026年4月現在リンク切れとなっています。