方針策定とプログラム管理

注：このベストプラクティスではGood、Better、Best、Aspirationalの分類を使用しています。

持続可能なプログラムを通じて学術記録の継続的な利用可能性を確保するためには、シェアードプリントプログラムの方針策定とプログラム管理が不可欠です。プログラム管理は、シェアードプリントプログラムが目標を策定し計画することを可能にし、方針はその目標に対する行動を起こす方法（すなわち手順）を知らせます。持続可能で効果的なシェアードプリントプログラムを構築するためには、この両方が必要です。

このベストプラクティスは、コミュニケーション、アウトリーチ、価値観の表明、公平性と多様性、目標設定など、さまざまな問題に関するシェアードプリントプログラムとその加盟館の両方にとっての考慮事項に関係します。これらの多くは、既存の現在のベストプラクティスに基づいており、必要に応じて、それらのベストプラクティスと連携します。また、加盟館の参加とシェアードプリントプログラムの目標への保存責任を確保するために、プログラムが定期的に方針とプログラム管理を評価することも重要です。プログラムの持続可能性を確保するためには、方針と戦略の策定に資源を投入することが、シェアードプリントプログラムの運営組織に課せられた責務です。

ベストプラクティス

各レベルは、その前段階のすべてのチェックを前提としています。

シェアードプリントプログラムが考えるべきこと

Good

シェアードプリントプログラムにおける多様性、公平性、包括性の重要性に対する認識と理解を整備すること。
加盟館が従うべき方針と手順を提供すること。これらには、資源の共有、保存責任の更新、脱退などに関する方針と手順を含むべきである。

Better

プログラムの方針変更のための継続的な連絡手段を確立するために、主要連絡先、図書館長、目録部門連絡先、アクセスおよびリソースシェア連絡先、データリソースマネージャーなど、プログラム分野別の加盟館連絡先リストを整備すること。
加盟館によって広められるよう、プログラム参加の価値に関する声明を提供すること。
年間目標設定を実施し、目標を公表すること。
加盟館または加盟館の代表的な構成員で構成される作業部会とともに、シェアードプリントの方針を毎年見直し、それらがプログラムの戦略的目標と一致していることを確認すること。
プログラム評価を実施すること（プログラムの評価を参照）。
シェアードプリントプログラムにおける多様性、公平性、および包摂性に関する取り組みとプロジェクトに注力すること。
プログラムのためのシェアードプリントの教育と啓発の資料を提供し、定期的に更新すること。
加盟館が従うべき方針と手順を定期的に見直し、ウェビナーやその他のコミュニケーションの場を通じて、加盟館がそれらについてさらに学ぶ機会を提供すること。これらには、リソースの共有、所蔵の更新、脱退などに関する方針と手順を含むべきである。

Best

プログラムの方針変更のための継続的な連絡手段を確立するために、主要連絡先、図書館長、目録部門連絡先、アクセスおよびリソースシェア連絡先、データリソースマネージャーなど、プログラム分野別の加盟館連絡先の最新リストを整備し、加盟館との定期的な連絡を通じて毎年更新すること。
加盟館によって広められるよう、プログラム参加の価値に関する声明を提供し、加盟館間の異なるプログラム分野に特有の価値と一致させること。
定期的なプログラム評価に携わること（プログラムの評価を参照）。
年間目標設定、複数年戦略計画、戦略的目標設定を実施すること。目標を公開し、それに関して加盟館に定期的に最新情報を提供すること。
シェアードプリントの方針がプログラムの戦略的目標に一致していることを確認するため、四半期ごとにシェアードプリントの方針の見直しを実施すること。
シェアードプリントプログラムの中核的な構成要素として、多様性、公平性、包括性の取り組みとプロジェクトに重点を置くこと。
プログラムのためのシェアードプリントの教育と啓発の資料を提供し、定期的に更新すること。また、プログラムのためにこれらの資料の整備と策定に専念する委員会を設置すること。
加盟館が従うべき方針と手順を定期的に見直し、加盟館が新しい方針と手順の策定に貢献する機会を提供すること。ウェビナーやその他のコミュニケーションの場を通じて、加盟館が方針や手順についてさらに学ぶ機会を定期的に提供すること。

加盟館が考えるべきこと

Good

加盟館の主要連絡先のリストをシェアードプログラムに提供すること。
必要に応じて、シェアードプリントプログラムの価値に関する声明を採用時に新入職員と共有すること。
シェアードプリントプログラムの目標に精通した状態を維持すること。
シェアードプリントプログラムの方針と手順に精通した状態を維持すること。

Better

主要連絡先、図書館長、目録部門連絡先、データリソース管理者を含む、プログラム分野別の加盟館連絡先の最新リストをシェアードプリントプログラムに提供すること。
シェアードプリントプログラムの価値に関する声明を定期的に職員と共有し、周知すること。
シェアードプリントプログラムから、よくある質問、方針と手順、ソフトウェアとハードウェアの要件と使用方法、加盟館のための一般的な手引き、その他プログラムの立場から新しい職員がプログラムについて知る必要のある事柄に関する情報を含む、新しい職員のための資料を提供すること。シェアードプリントプログラム・コーディネーターとの顔合わせを計画すること。
シェアードプリントプログラムの年間目標に精通し、関連する職員や学部長、教員、職員、利用者などのステークホルダーにそれらを伝えること。
定期的な見直しと研修を通じて、シェアードプリントプログラムの方針と手順の遵守を徹底すること。

Best

主要連絡先、図書館長、目録部門連絡先、データリソース管理者を含む、プログラム分野別の加盟館連絡先の最新リストをシェアードプリントプログラムに提供すること。必要であれば、プログラムのコンサルタントとして活動できる専門家として職員を提供する意思があることを表明し、連絡先に変更があれば直ちにプログラムに連絡すること。
シェアードプリントプログラムの価値に関する声明を定期的に職員と共有・掲示し、継続的に利用できるようにすること。また、図書館のさまざまな分野におけるプログラムへの参加の重要性を強調するためにその価値に関する詳細な内部文書を作成すること。
シェアードプリントプログラムから、よくある質問、方針と手順、ソフトウェアとハードウェアの要件と使用方法、加盟館のための一般的な手引き、その他プログラムの立場から新しい職員がプログラムについて知る必要のある事柄に関する情報を含む、新しい職員のための資料を提供すること。シェアードプリントプログラム・コーディネーターとの顔合わせを計画すること。新しい職員のためにシェアードプリントプログラムから提供される資料を補足するために、図書館独自の内部文書を作成すること。
シェアードプリントプログラムの年間目標に精通し、関連する職員やステークホルダーにそれらを伝えること。シェアードプリントプログラムの目標を図書館および／または部門の年間目標に組み込むこと。
定期的な見直しと研修を通じて、シェアードプリントプログラムの方針と手順の遵守を徹底すること。プログラムの運営に参加し、方針と手順の策定と調整を確実にすること。