保存責任の有効期限

注：このベストプラクティスではGood、Better、Best、Aspirationalの分類を使用しています。

シェアードプリントプログラムの基本は、加盟館が、合意された年数の間、資料を保持するというお互いの約束を信頼できることにあります。多くのシェアードプリントプログラムでは、こうした保存責任に有効期限を設けています。保存責任の有効期限に関するこのベストプラクティスは、シェアードプリントプログラムがこの問題に関して計画し、対処するのに役立つよう、加盟館ではなくプログラムに焦点を当てています。

保存責任は、学術記録の利用可能性を確保する上で中心的な役割を果たします。そのため、保存責任の有効期限に関するベストプラクティスと合致する既存のベストプラクティスが数多く存在します：

ベストプラクティス

各レベルは、それ以前のすべてのレベルを満たしていることを前提とします。

Good

  • シェアードプリントプログラムは、計画立案のために十分な時間を確保するため、保存責任の失効日または更新日をモニタリングし続けること。

Better

  • シェアードプリントプログラムは、保存責任の失効日の少なくとも2年前から、失効する保存責任に関する準備と対応を開始すること。
  • シェアードプリントプログラムは、失効する保存責任に関するデータを加盟館に提供できること。
  • 失効日が近づいたら、シェアードプリントプログラムは加盟館に保存責任の延長を求めるが、それが不可能な場合は別の加盟館に保存責任を譲渡すること。

Best

  • プログラムは、特定の種類の資料については、正当な事情があれば保存責任の延長または短縮を考慮すること。
  • MOUまたは関連するポリシーガイドラインにおいて、失効に先立って保存責任を延長するためのプロセスを文書化しておくこと（存続可能性を確保するための保存責任の有効期間に関する提案については、「保存期間と存続可能性に関するベストプラクティス」を参照）。
  • シェアードプリントプログラムは、失効する保存責任に関して、プログラム内の重複分析を含むデータを加盟館に提供できること。
  • 加盟館が保存責任を延長できない場合、またはプログラムが保存責任を別の加盟館に譲渡できない場合、プログラムは、現物をある加盟館から別の加盟館に譲渡するよう求めるための方針と手続きを確立していること。
  • 同一プログラム内で保存責任を譲渡できず、かつその資料が他のプログラムによって保存されていない場合、シェアードプリントプログラムは、その資料を保存できる他のシェアードプリントプログラムを探すこと。
  • シェアードプリントプログラムは、加盟館に対し、地域および国のシステムにおいて、保存責任に関するデータを更新するよう求めること。

Aspirational

  • シェアードプリントプログラムは、保存責任の更新を促進するため、失効する保存責任に関して、同プログラムおよび他のシェアードプリントプログラム内での重複分析を含むデータを会員に提供すること。

例

  • Maine Shared Collections Cooperativeの運用ポリシーの概略は以下の通りです：「MSCC運営委員会は、少なくとも5年に一度は保存期間を再検討し、特定の種類の資料について保存期間を延長または短縮することが正当化される状況にあるかどうかを判断する。15年間の保存期間が終了した時点で、加盟館はさらに15年間保存期間を延長するかどうかを決定する。」
  • あるシェアードプリントプログラムにおける、保存責任の延長プロセスの概要を示すフローチャート：BP for Expiring Commitments Flowchart

最終更新：2022年8月

原文：https://sharedprint.org/best-practices/expiring-commitments/